Ghid practic fonduri europene: procedura de selecție de oferte

| Financiar, Fonduri europene | de

Etichete: , , , ,

DERULAREA PROCEDURII DE SELECŢIE DE OFERTE

În cadrul acestui capitol vă vom prezenta etapele derulării procedurii de selecţie de oferte, aşa cum sunt acestea descrise în cadrul Instrucţiunii de achiziţii pentru beneficiarii privaţiai PNDR, respectiv anexa IV a Contractului de finanţare.

2.1 Care sunt etapele procedurii de selecţie de oferte?

Din perspectiva APDRP, o procedură de achiziţii presupune 2 etape succesive de avizare şi verificare a documentaţiilor pe care dumneavoastră le aveţi de pregătit în diferite etape ale respectivei proceduri, după cum urmează:

Etapa 1: Pregătirea şi depunerea la OJPDRP – CA a Invitaţiei de participare şi a dosarului cererii de ofertă pe suport hârtie şi în format electronic pe CD (punctele 2.1.1 – 2.1.3 de mai jos);
Etapa 2: Pregătirea şi depunerea la OJPDRP – CA a Anunţului de adjudecare, a Raportlui de selecţie şi a Contractului de achiziţie, însoţite de anexele acestora pe suport hârtie şi în format electronic pe CD (punctele 2.1.4 – 2.1.9 de mai jos).

Pregătirea caietului de sarcini / cererii de oferte.

Pentru implementare proiectului dumneavoastră, managerul echipei va trebui să pregătească, sau delege un membru / membrii din echipă să analizeze bugetul, memoriul justificativ / studiul de feazbilitate / proiectul tehnic (dacă acesta este deja întocmit) şi să pregătească dosarul cererii de ofertă, pentru fiecare dintre achiziţiile ce le aveţi de derulat, respectiv:

Instrucţiunile pentru ofertanţi;
Specificaţiile tehnice pentru bunuri şi lucrări sau termenii de referinţă pentru achiziţii de servicii;
Garanţii, dacă este cazul.

Instrucţiunile pentru ofertanţi trebuie să prezinte cel puţin următoarele precizări şi / sau solicitări necesare pentru întocmirea corectă a ofertelor:

  • fiecare ofertant va demonstra că are domeniul de activitate principal sau secundar înscris în certificatul ORC, care răspunde cererii de oferte. Certificatul ORC (sau cele echivalente pentru furnizorii externi) in original sau copie legalizata, trebuie prezentat de toate firmele participante la licitatie. In situaţia în care un ofertant subcontracteaza o parte din bunurile/serviciile/lucrările pentru care ofertează, sau se asociază cu alte persoane juridice pentru depunerea ofertei, va trebui sa prezinte certificatele ORC inclusiv pentru subcontractanti/asociati precum şi pentru persoanele juridice actionare în cadrul ofertantului şi subcontractanţilor/asociaţilor acestuia (dacă este cazul) pana la proprietarii finali ale respectivelor persoane juridice pana la proprietarii finali ale acestora (persoane fizice). Certificatele ORC pentru persoanele juridice romane sau cele echivalente pentru furnizorii externi nu trebuie sa aiba o vechime mai mare de 6 luni de la data depunerii ofertelor.
  • fiecare ofertant trebuie să prezinte certificatul de înregistrare cu datele sale de identificare şi declaraţia că nu se află în conflict de interese conform art.15 din OUG 66/2011;
  • programul şedintei comisiei de evaluare a ofertelor (termenul limită de depunere a ofertelor, data sesiunii de deschidere a ofertelor, locaţia);
  • dacă se organizează sau nu o inspecţie pe teren sau o întâlnire pentru clarificări; dacă da, se va menţiona locul şi data acestora;
  • redactarea ofertelor va fi în limba română (sau traducere autorizată sau o traducere efectuată pe responsabilitatea reprezentantului legal);
  • moneda folosită la întocmirea ofertei financiare este RON sau EURO (cu precizarea cursului de schimb din bugetul indicativ);
  • perioada minimă de valabilitate a ofertelor, necesară pentru ca acestea să fie valabile până la semnarea contractului de achiziţii;
  • criteriile de selecţie a ofertelor. În cazul în care criteriul de selecţie este oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic se va menţiona obligatoriu ponderea şi algoritmul de calcul.
  • condiţiile pentru semnarea contractului inclusiv durata de execuţie a contractului;
  • modalitatea de soluţionare a contestaţiilor şi termenul limită de depunere a eventualelor contestaţii, ulterior notificării rezultatului procesului de selecţie către operatorii economici participanţi.

În urma definitivării acestor specificaţii şi instrucţiuni, pentru fiecare achiziţie în parte, se poate iniţia procedura de selecţie de oferte.

Lansarea / iniţierea procedurii de selecţie de oferte

Iniţierea procedurilor de achiziţie se face prin pregătirea invitaţiei de participare (formular Anexa 2) care trebuie să conţină următoarele prevederi minimale:

Denumirea beneficiarului privat;
Cod unic de înregistrare (cu excepţia persoanelor fizice);
Adresa;
Telefon/fax/e-mail;
Denumire invitaţie – se vor detalia serviciile/bunurile/lucrările eligibile separat faţă de cele neeligibile;
Criteriul de selecţie: preţul cel mai mic;
Ofertanţii vor demonstra ca au domeniul de activitate principal sau secundar înscris în certificatul ORC/instituţii echivalente pentru furnizorii externi, care răspunde cererii de oferte;
Ofertanţii vor trebui să prezinte ORC-ul în original sau copie legalizată, emis cu maxim 6 luni înainte de data depunerii ofertelor şi vor avea în vedere să depună ORC-ul şi pentru subcontractanţii/asociaţii pe care îi vor implica în efectuarea serviciilor/prestarea lucrărilor (dacă este cazul) precum şi pentru toţi acţionarii lor ce au calitatea de persoane juridice, pană la nivelul la care se pot identifica proprietarii finali persoane fizice ale respectivelor entităţi juridice;
Tip contract (servicii, bunuri sau lucrări);
Termenul limită de depunere a ofertelor;
Adresa la care se trimit ofertele;
Data şi ora deschiderii ofertelor;
Valoarea supusa licitaţiei (eligibilă + neeligibilă).

Această etapă presupune:

Descărcarea formularului INVITAŢIE DE PARTICIPARE de pe site-ul www.apdrp.ro
Completarea Invitaţiei de participare şi copierea acestui document pe CD
Printarea şi semnarea Invitaţiei de participare de către reprezentantul legal al beneficiarului şi scanarea acesteia in format PDF pentru a fi ulterior inscripţionată pe CD
Pregatirea dosarului cererii de ofertă cu cele 3 secţiuni:

Instrucţiunile pentru ofertanţi;
Specificaţiile tehnice pentru bunuri şi lucrări sau termenii de referinţă pentru achiziţii de servicii;
Garanţii, dacă este cazul.

Invitaţia de participare şi dosarul cererii de ofertă trebuie să prezinte următoarele caracteristici:

să fie înregistrate în Registrul de intrări – ieşiri, personalizate, datate şi semnate;
să precizeze perioada de valabilitate a ofertelor; această perioadă trebuie să vă permită să examinaţi ofertele, să aprobaţi propunerile de adjudecare, să anunţaţi ofertantul câştigător şi să semnaţi contractul.
să precizeze termenul limită pentru depunere ofertelor (minimum 10 zile de la data publicării pe site-ul www.apdrp.ro, sau minimum 15 zile de la data transmiterii spre avizare a Invitaţiei către OJPDRP – CA.)
termenii de referinţă / specificaţiile tehnice să nu conţină nominalizări de firme care să poată pune în avantaj anumite tipuri de bunuri / lucrări sau servicii (să nu se regăsească referinţe la nume de firme furnizoare de bunuri / servicii / lucrări);
în cazul achiziţiei proiectării cererea de ofertă va trebui să fie explicită, detaliată, şi suficient de clară pentru proiectant;
pentru achiziţiile de bunuri ce nu necesită montaj, se vor avea în vedere solicitarea unor oferte prin detalierea unor specificaţii tehnice minimale;
pentru achiziţiile de lucrări (construcţii) şi bunuri cu montaj, cererea de ofertă trebuie să aibă anexat caietul de sarcini detaliat precum şi proiectul tehnic conform legislaţiei în vigoare; Proiectul tehnic de execuţie va fi însoţit de: caietele de sarcini pe specialităţi (pentru achiziţii de bunuri în situaţia achiziţiei de utilaje tehnologice în flux integrat se vor prezenta piese scrise şi desenate ale schemelor fluxului tehnologic, planul de amplasare a utilajelor şi planuri pe specialităţi după caz), listele de cantităţi, graficul de execuţie a lucrărilor (numai în cazul execuţiei de lucrări construcţii sau modernizări).
se vor detalia serviciile / bunurile / lucrările eligibile separat faţă de cele neeligibile.

Totodată va trebui să numiţi comisia de evaluare a ofertelor printr-o hotărâre a Adunării generale a asociaţilor / acţionarilor sau decizia asociatului unic / Decizia Consiliului de administraţie / Administratorului sau orice alt act legal în acest sens, conform statutului organizaţiei dumneavoastră (excepţie persoanele fizice autorizate). Comisia va fi formată din reprezentantul legal al proiectului şi / sau alţi specialişti în domeniul la care se referă respectiva achiziţie.

Depunerea de către beneficiar la OJPDRP-CA a invitaţiei de participare şi a dosarului cererii de ofertă, în vederea verificării şi avizării acestora (etapa 1)

După completarea invitaţiei de participare şi a dosarului cererii de ofertă, aveţi obligaţia de a depune spre verificare şi avizare la OJPDRP – CA, respectivele documente.

În acest sens va trebui să pregătiţi un dosar, în 2 exemplare pe format de hârtie (un exemplar ORIGINAL şi un exemplar COPIE) şi 1 exemplar pe suport electronic pe CD (formatul PDF al dosarului COPIE la care se adaugă formatul editabil al invitaţiei de participare şi al dosarului cererii de ofertă, aşa cum au fost ele completate de către dumneavoastră), cu următoarele documente:

  • Opis;
  • Invitaţia de participare;
  • Dosarul cererii de ofertă;
  • Declaraţia de conformitate – Anexa 6 ( document ce certifică faptul ca dosarul în format electronic şi cel pe suport pe hârtie ce se vor depune la OJPDRP – CA sunt conforme cu originalul.

Exemplarul ORIGINAL va rămâne la beneficiar iar exemplarul COPIE şi exemplarul în format electronic se vor depune la OJPDRP-CA.

Fiecare filă din dosar va fi numerotată şi se va întocmi un opis al dosarului. Exemplarele ce se depun la OJPDRP-CA (COPIE şi Dosarul în format electronic) vor trebui sa menţioneze:

  • Numele beneficiarului;
  • Titlul proiectului;
  • Tipul de achiziţie şi procedura aplicată.

Invitaţia descărcată de pe site şi completată de către beneficiar cat şi Invitaţia scanată şi dosarul cererii de oferte scanat în format „.pdf” vor fi copiate pe CD-ul care se va depune la OJPDRP – CA.

OJPDRP-CA verifică şi avizează Invitaţia de participare şi dosarul cererii de oferte în maxim 5 zile lucrătoare de la primirea lor spre verificare.

În urma verificării invitaţiei şi a dosarului cererii de oferte, experţii OJPDRP-CA vor întocmi Fişa de verificare aferentă acestei etape – respectiv formularul A0 – Fişa de verificare pentru Invitaţia de participare şi dosarul cererii de oferte” şi vă vor transmite acest document spre înştiinţare în aceeaşi zi în care vor încărca pe site-ul www.apdrp.ro invitaţia de participare şi dosarul cereri de ofertă transmise de dumneavoastră şi verificate şi avizate de către ei (corespunzătoare fişei).

Adiţional, după ce aţi primit fişa de avizare şi aţi verificat pe site-ul www.apdrp.ro că s-a încărcat invitaţia şi dosarul cererii de ofertă, pentru procedură a achiziţii ce aţi iniţiat-o, aveţi dreptul de a transmite invitaţii de participare în mod direct agenţilor economici (în urma publicării pe site-ul www.apdpr.ro), în vederea asigurării unui grad de competiţie adecvat.

Toate invitaţiile ce le veţi transmite trebuie înregistrate în registrul dvs. de ieşiri/intrări. Toate cererile de oferte trebuie să fie identice între ele şi cu cea avizată de către OJPDRP-CA.

Termenul limita de depunere a ofertelor este de minim 10 zile lucrătoare de la data publicării pe site-ul www.apdpr.ro.

Primirea şi evaluarea ofertelor

Conform cererii de ofertă, potenţialii furnizori, care au primit aceste documente direct de la dumneavoastră sau le-au vizionat pe site-ul www.apdrp.ro, vă vor transmite ofertele lor, dumneavoastră urmând să le înregistraţi în registrul de intrări – ieşiri pe măsură ce la primiţi. Totodată, există posibilitatea ca unii ofertanţi să solicite anumite informaţii suplimentare. În acest caz, va trebui să le răspundeţi în timp util pentru ca ei să îşi poată depune oferta în termenul limită de depunere a ofertelor, aşa cum a fost comunicat în cererea de ofertă.

În ziua stabilită şi la ora stabilită pentru întrunirea comisiei de evaluare, membrii comisiei stabiliţi prin Hotărârea Adunării generale a asociaţilor / acţionarilor sau Decizia Asociatului Unic / Consiliului de Administraţie / Administratorului, membrii comisiei trebuie să se întâlnească în cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor.

La şedinţa de deschidere pot participa şi reprezentanţii ofertanţilor, dacă aceştia îşi exprimă această dorinţă.

În şedinţa de deschidere a ofertelor, membrii comisiei vor analiza pentru fiecare ofertă în parte conformitatea acestora, având în vedere următoarele aspecte:

Dacă ofertele au fost depuse în termenul limită comunicat în cererea de ofertă. În acest sens se verifică:
dacă numărul şi data de înregistrare dat de dumneavoastră ofertei, la primirea acesteia de la furnizor, sunt anterioare datei limită de depunere comunicată în cererea de ofertă / invitaţia de participare:
dacă data de înregistrare la furnizor este ulterioară sau coincide cu data avizării publicării invitaţiei de participare pe site-ul www.apdrp.ro:
dacă data de înregistrare la furnizor este anterioară sau coincide cu data de înregistrare a ofertei în registrul dumneavoastră de intrări – ieşiri;
Dacă ofertele sunt depuse pe suport de hârtie şi sunt semnate pe fiecare pagină de reprezentantul împuternicit al ofertantului, menţionându-se cel puţin pe una din pagini numele în clar al persoanei ce o semnează;
Dacă ofertele conţin datele tehnico-financiare de identificare a achiziţiei, date ce trebuie să fie în concordanţă cu cerinţele tehnico-financiare din proiectul selectat de APDRP; În acest sens se verifică:
dacă sunt compatibile din punct de vedere al performanţelor şi parametrilor tehnici, cu datele din caietele de sarcini, proiectul tehnic şi cererea de ofertă, al obiectului cererii de ofertă;
dacă se încadrează în valoarea maximă estimată pentru respectiva achiziţie, respectiv dacă se încadreză în valoarea licitată (atât eligibilă cât şi neeligibilă corespunzătoare cu cea din bugetul indicativ), comunicată în cererea de ofertă. Ofertele financiare cu valoarea (eligibilă şi neeligibilă) mai mare decât valoarea (eligibilă şi neeligibilă) supusă licitaţiei trebuie respinse de comisiile de evaluare şi se vor declara neconforme; serviciile/bunurile/lucrările care se compun din cheltuieli eligibile plus neeligibile şi sunt inseparabile se supun achiziţiei în cadrul unei singure proceduri de achiziţii. În cazul în care o ofertă prezintă un preţ aparent neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat, atunci cand preţul ofertat, fără TVA, reprezintă mai puţin de 85% din valoarea licitată, comisia de evaluare are obligaţia de a efectua verificări detaliate în sensul că va solicita ofertantului inclusiv documente privind, după caz, preţurile la furnizori, situaţia stocurilor de materii prime şi materiale, modul de organizare şi metodele utilizate în cadrul procesului de lucru, nivelul de salarizare a forţei de muncă, performanţele şi costurile implicate de anumite utilaje sau echipamente de lucru. În cazul în care ofertantul nu prezintă informaţiile solicitate în termen de 3 zile lucrătoare sau aceste informaţii nu pot justifica preţul aparent neobişnuit de scăzut, oferta va fi respinsă.
dacă oferta economică este defalcată pe componentele prezentate în cererea de ofertă şi dacă s-a menţionat preţul unitar şi total pentru toate componentele respective (ex. Dacă am solicitat furnizarea a 3 tractoare, unul de 70 CP şi două de 100 CP fiecare, oferta trebuie să prezinte preţurile pentru fiecare tractor în parte, precum şi preţul total al acestora).
Dacă perioada de valabilitate a ofertelor este în concordanţă cu termenul minim de valabilitate al acestora, solicitat prin cererea de ofertă. Este recomandat ca perioada de valabilitate solicitată prin cererea de ofertă să fie de minim 60 de zile de la data depunerii ofertei, pentru a asigura valabilitatea acestora până la data semnării contractului de achiziţii;
Dacă pot fi verificate din punct de vedere al emitentului şi al conţinutului, respectiv dacă există date suficiente pentru identificarea ofertantului şi a produselor ofertate;
Dacă sunt redactate în limba română sau sunt însoţite de o traducere autorizată în limba română în situaţia în care ele nu sunt redactate în limba română. Există şi posibilitatea acceptării unor oferte redactate în altă limbă şi neînsoţite de traducere autorizată, doar dacă veţi realiza dumneavoastră traducerea, cu precizarea „Îmi asum răspunderea privind corectitudinea traducerii”, însoţită de menţionarea în clar a numelui reprezentantului legal şi semnătura acestuia;
Dacă există termene de livrare menţionate de ofertant, acestea trebuie să se încadreze în perioada de execuţie a contractului de finanţare;
Dacă ofertele sunt însoţie de un grafic de execuţie, în cazul achiziţiei de bunuri cu montaj şi / sau lucrări; graficul de execuţie a lucrărilor trebuie să conţină toate activităţile care se vor derula prin contractul de lucrări (ex.: activităţi de construcţii, instalare, montare, etc.), luna/lunile în care se vor desfăşura aceste activităţi şi costurile implicate de acestea (programarea cash-flow-ului);
Dacă ofertele sunt exprimate în Ron sau EURO;
Dacă ofertele sunt însoţite de copia Certificatului de Înregistrare fiscală şi certificatul ORC al ofertantului, sau, pentru ofertanţii străini, orice alte documnete echivalente cu acestea din care să reiasă structura acţionariatului / consiliului de administraţie precum şi codul fiscal şi domeniul de activitate pentru care este autorizat respectivul agent economic;
Dacă ofertele firmelor participante implică subcontractarea unor subcontractanţi, ofertanţii declară subcontractanţii şi prezintă precontractele / contractele de subcontractare însoţite de certificatele constatatoare ORC ale subcontractanţilor;
Dacă s-au prezentat certificatele ORC şi pentru asociaţii/subcontractanţii ofertantului, precum şi pentru acţionarii persoane juridice ai acestora, pană la nivelul la care asociaţi/acţionari sunt doar persoane fizice;
Dacă certificatele ORC prezentate sunt in original sau copii legalizate ale acestora şi daca data emiterii lor este cu maxim 6 luni înainte de data depunerii ofertelor;
Dacă oferta este însoţită de declaraţia ofertantului că nu se află în conflict de interese conform art. 15 din OUG 66/2011.
Aceste documente vor sta la baza verificării conflictului de interese / incompatibilitate precum şi a dreptului de a desfăşura activitatea economică corespunzătoare codului CAEN precizat în cererea de ofertă.

Ofertele depuse nu se mai pot modifica şi / sau completa după depunerea acestora la spre a fi evaluate decât în situaţia în care comisia de evaluare solicită ofertanţilor clarificări suplimentare, fără a afecta condiţiile iniţiale de concurenţialitate impuse ofertanţilor şi fără a da posibilitatea prezentării unui avantaj/dezavantaj competitiv ofertanţilor.

Orice răspuns/clarificare dată de către ofertanţi, ca urmare a primirii unei solicitări din partea comisiei de evaluare, în situaţia în care modifică condiţiile iniţiale ofertate de către respectivul ofertant, nu trebuie să fie acceptată şi luată în considerare de către comisia de ofertare.

Pentru ca o ofertă să poată fi considerată conformă, aceasta trebuie să îndeplinească minimum condiţiile enumerate mai sus.

Se consideră că procedura de selecţie de oferte a fost respectată, doar dacă în urma verificării conformităţii, aţi identificat cel puţin 3 oferte conforme din punct de vedere tehnic şi financiar. Ofertele financiare cu valoarea (eligibilă şi neeligibilă) mai mare decât valoarea (eligibilă şi neeligibilă) supusă licitaţiei se resping de comisiile de evaluare şi sunt declarate neconforme. Ofertele trebuie să se încadreze în valoarea licitată (atât eligibilă cât şi neligibilă) corespunzatoare din bugetul indicativ.

Conform instrucţiunilor de achiziţii pentru beneficiarii privaţi ai PNDR, ofertele conforme reprezintă oferte comparabile, care răspund cerinţelor esenţiale din punct de vedere al performanţelor şi parametrilor tehnici din caietele de sarcini, proiectul tehnic şi cererea de oferte, al obiectului acestora şi sunt transmise de către operatori economici reali şi care îndeplinesc condiţiile de calificare, verificabile de către expertii evaluatori.

În urma verificării conformităţii ofertelor, cele declarate conforme merg mai departe în procesul de evaluare şi selecţie, analizându-se conform criteriilor de selecţie stabilite şi comunicate ofertanţilor prin cererea de ofertă.

Întocmirea Raportului de selecţie

Procesul de evaluare şi selecţie se poate desfăşura în aceeaşi zi precum şi în zilele următoare primei şedinţe a comisie, în funcţie de complexitatea procedurii ce se analizează. Rezultatele acestui proces de evaluare şi selecţie vor trebui să se regăsească în RAPORTUL DE SELECŢIE aferent respectivei proceduri de achiziţii.

Toţi membrii comisiei de evaluare vor trebui să dea declaraţii de confidenţialitate şi imparţialitate (Anexa 4 – Instrucţiunile de achiziţii pentru beneficiarii private ai PNDR) din care să reiasă că nu au nici un fel de interese, de orice natură cu firmele ofertante participante.

Criteriul de selecţie a ofertelor este preţul cel mai scăzut.

„Preţul cel mai scăzut ” – presupune ca oferta ce va fi declarată câştigătoare de către comisia de evaluare o să aibă cel mai mic preţ, fără a lua în calcul TVA-ul. În situaţia în care se primesc oferte exprimate în valute diferite, (LEI, € ) paritatea celor 2 valute se va calcula la cursul de schimb comunicat în cererea de ofertă.

În cazul aplicării acestui criteriu, la o achiziţie de bunuri ce nu necesită montaj într-un flux tehnologic, dacă dumneavoastră aţi comunicat în cererea de ofertă criteriul de selecţie – „preţul cel mai scăzut, pentru fiecare utilaj în parte” – aveţi posibilitatea ca în urma evaluării ofertelor să aveţi mai mulţi furnizori, încheind cu fiecare dintre ei contracte de furnizare pentru bunurile pentru care au ofertat preţul cel mai scăzut.

Nu este indicat să aplicaţi acest criteriu pentru:

achiziţia unor bunuri cu sau fără montaj, dar care împreună fac parte dintr-un flux tehnologic / linie tehnologică ce impune o compatibilitate ridicată între caracteristicile tehnico – funcţionale ale fiecărui echipament în parte
achiziţia de lucrări de construcţii, care deşi pot aparţine unor specialităţi diferite (structură, instalţii sanitare, instalaţii, instalaţii electrice etc.) ele devin faze de execuţie succesive în cadrul aceleiasi contrucţii, iar recepţia unei faze condiţionează atât momentul începerii următoarei, constituind astfel suportul calitativ şi cantitativ pentru următoarea fază.

Toate aceste verificări şi mai ales concluziile verificărilor trebuiesc consemnate în RAPORTUL DE SELECŢIE. În acelaşi raport va trebui să se facă referire la:

date referitoare la sedinţa comisiei de evaluare a ofertelor (nume ofertanţi, numărul de înregistrare al ofertelor, dacă pfertele au fost primite în termen);
cine a participat, în ce calitate, dacă au participat (cine) sau nu şi ofertanţi la şedinţa de deschidere a ofertelor, dacă au existat observaţii scrise din partea ofertanţilor prezenţi la deschiderea ofertelor;
dacă se respectă criteriile minime pentru conformite, pentru fiecare ofertă în parte;
care e valoarea financiară a fiecărei oferte;
dacă se constată îndeplinirea / neîndeplinirea clauzei etice privind absenţa conflictului de interese;
concluzia comisiei de selecţie a ofertelor, respectiv nominalizarea ofertantului / ofertanţilor câştigători şi valoarea ofertei / ofertelor câştigătoare.

Aprobarea raportului de selecţie şi comunicarea rezultatului procedurii

Fiecare raport de selecţie a ofertelor (semnat de membrii comisiei de evaluare, formată din reprezentantul legal al proiectului şi / sau alţi specialişti în domeniu) va fi supus aprobării la structurii decizionale legal constituită / autorizată să ia decizii, la nivelul organizaţiei dumneavoastră.

Această aprobare poate fi o Hotărâre a Adunării Generale a Asociaţilor / Acţionarilor /sau Decizia Asociatului Unic / Consiliului de Administraţie / Administratorului sau orice alt act legal în acest sens (cu exceptia persoanelor fizice autorizate), conform statutului organizaţiei dumeavoastră.

În urma aprobării Raportului de Selecţie, va fi necesar să comunicaţi rezultatul procedurii tuturor ofertanţilor.

În comunicarea ce o veţi transmite ofertanţilor ce nu au fost declaraţi câştigători va trebui să precizaţi care au fost criteriile pentru care oferta nu a fost considerată conformă (dacă este cazul) sau argumentul pentru care nu a fost selectată (dacă a fost conformă dar neselectată), dându-le posibilitatea de a depune contestaţii într-un termen de maxim 6 zile de la primirea notificării privind rezultatul procedurii.

Pentru fiecare notificare transmisă trebuie să aveţi confirmarea primirii acesteia de către ofertantul căreia i-a fost adresată.

Soluţionarea contestaţiilor

Orice ofertant nemulţumit de rezultatul procesului de adjudecare are dreptul de a depune contestaţie către beneficiarul privat. Termenul de aşteptare în vederea depunerii unor eventuale contestaţii este de minim 6 zile de la transmiterea notificărilor către ofertantul câştigător şi ofertanţii necâştigători. În caz contrar contestaţiile nu se vor lua în consideraţie.

În cazul primirii unei contestaţii aveţi obligaţia de a numi prin hotărâre / decizie o comisie de soluţionare a contestaţiei formată obligatoriu din alţi membri decât cei care au făcut parte din comisia de evaluare.

Comisia va analiza şi soluţiona contestaţia în termen de maxim 10 zile de la primirea acesteia, finalizând această analiză printr-un Raport de soluţionare a contestaţiei. Comisia are dreptul de a solicita clarificări din partea contestatarului, caz în care perioada de soluţionare poate fi prelungită cu perioada în care se primesc clarificările.

Raport de soluţionare a contestaţiei va fi semnat de către membrii comisiei şi de către Reprezentantul legal al proiectului dumneavoastră, spre luare la cunoştinţă şi va fi înregistrat în Registrul de intrări / ieşiri. Rezultatul acestui raport va fi comunicat contestatarului.

Reprezentantul legal de proiect nu are dreptul de a face parte din Comisia de soluţionare a contestaţiilor. În cazul în care există contestaţii, Raportul de soluţionare a contestaţiilor va face parte din dosarul de achiziţii care va fi depus la OJPDRP / CRPDRP.

Atât în perioada de aşteptare în vederea depunerii unor eventuale contestaţii de minim 6 zile cât şi în perioada de soluţionare a contestaţiilor, nu veţi avea dreptul să încheiaţi contractul de achiziţie cu ofertantul câştigător. În caz contrar, contractul devine nul.

În cazul în care contestatarul nu este mulţumit nici de rezultatul Raportului de soluţionare a contestaţiei acesta are dreptul de a se adresa justiţiei, în condiţiile legii contenciosului – administrativ dar dumneavoastră veţi avea dreptul de a încheia contractul cu ofertantul câştigător.

În perioada de soluţionare a contestaţiilor de către beneficiarul privat se suspendă procesul de verificare şi avizare a documentaţiei de achiziţii depusă la OJPDRP / CRPDRP.

Instrucţiunile pentru ofertanţi vor cuprinde în mod obligatoriu informaţii privind termenul limită de depunere a eventualelor contestaţii, ulterior notificării rezultatului procesului de selecţie către operatorii economici participanţi.

Semnarea contractelor de achiziţii

După un termen de minimum 6 zile de la comunicarea rezultatelor procedurii de achiziţii către ofertanţii ce au participat la procedura respectivă, în situaţia în care nu s-a depus nici o contestaţie de către ofertanţii necâştigători, puteţi semna contractul / contractelor de achiziţie cu ofertantul declarat câştigător conform raportului de selecţie.

Dacă în termen de 6 zile după ce veţi comunica rezultatele evaluării ofertelor, veţi primii contestaţii din partea ofertanţilor declaraţi necâştigători, veţi putea semna contractul / contractele de achiziţie aferente respectivei proceduri după soluţionarea contestaţiilor.

Contractul de achiziţie se va încheia în mod obligatoriu cu ofertantul declarat câştigător. Oferta declarată câştigătoare devine anexă la contract şi va constitui parte integrantă a acestuia în totalitatea ei sau parţială, în situaţia în care respectivul ofertant a fost declarat câştigător doar pentru anumite servici / bunuri dintre cele ofertate

Dacă ofertantul câştigător din anuminte motive nu doreşte semnarea contractului de achiziţii, în termenii asumaţi prin oferta depusă, beneficiarul poate relua procedura de achiziţie.

Contractul de achiziţii trebuie să menţioneze minim următoarele informaţii:

datele de identificare a celor două părţi semnatare (identificarea administrativă şi identificarea financiară – sediu social, telefon, fax, e-mail, codul unic de înregistrare, banca, contul bancar);
obiectul contractului;
valoarea contractului;
documentele contractului;
durata şi alte condiţiile contractuale legate de termeni de livrare, recepţie, punere în funcţiune (dacă este cazul), garanţii, servicii postgaranţie, etc.

Contractul trebuie să fie semnat de ambele părţi şi datat. Contractul trebuie să fie valabil pe o perioadă suficient de mare, astfel încât să se permită implementarea proiectului în conformitate cu datele din cererea de finanţare, cu documentele anexate acesteia.

Dacă ofertantul castigator nu semnează contractul în termenii stabiliti, beneficiarul poate relua procedura de achiziţie.

De asemenea în cazul rezilierii contractului, beneficiarul poate relua procedura de achiziţie iar dacă termenul de depunere a dosarului de achiziţie este depăşit, este necesară întocmirea unui act adiţional la contractul de finanţare.

Beneficiarul privat poate rezilia un contract încheiat cu un furnizor de servicii, bunuri sau lucrări în cazul în care nu sunt respectate condiţiile contractuale, pe baza unei decizii de reziliere.

În cazul în care achiziţiile necesită subcontractanţi, ofertele firmelor participante vor declara subcontractanţii. Contractele de subcontractare însoţite de certificatele constatatoare ORC se vor prezenta în dosarul de achiziţie care se depune la APDRP pentru verificare şi avizare.

Pe parcursul derulării contractului, contractantul nu are dreptul de a înlocui subcontractanţii nominalizaţi în ofertă fără acceptul beneficiarului privat (prin act adiţional), iar eventuala înlocuire a acestora nu trebuie să conducă la modificarea condiţiilor iniţiale.

La finalizarea acestei proceduri, responsabilul legal al proiectului va da o declaraţie din care să reiasă că procedura derulată este conformă cu prevederile instrucţiunilor pentru beneficiarii privaţi ai PNDR.

Totodată, beneficiarul va trebui să completeze Anunţul de adjudecare – Anexa 7 – formular disponibil pe site-ul www.apdrp.ro, ţinand cont de situaţia finală rezultată în urma derulării procedurii de achiziţii, inclusiv după soluţionarea contestaţiilor.

Depunerea Anunţului de adjudecare, Raportului de selecţie si Contractului de achiziţie în vederea verificării si avizării procedurii de achiziţii de către OJPDRP – CA (etapa 2).

După parcurgerea etapelor descrise la punctele 2.1.4 – 2.1.8 de mai sus, va trebui să pregătiţi un dosar în 2 exemplare pe suport de hârtie (un exemplar ORIGINAL şi un exemplar COPIE) şi un exemplar pe suport electronic pe CD al documentaţiilor rezultate în urma parcurgerii etapelor procedurale ulterioare avizării invitaţiei de participare şi dosarului cererii de oferte de către OJPDRP – CA.

Exemplarul ORIGINAL va rămâne la beneficiar, iar exemplarul COPIE şi exemplarul în format electronic, ce va conţine documentele originale scanate în format PDF, se vor depune la OJPDRP-CA.

Fiecare filă din dosar va fi numerotată şi se va întocmi un opis al dosarului. Exemplarele ce se depun la OJPDRP-CA (COPIE şi Dosarul în format electronic) vor trebui să menţioneze: Numele beneficiarului; Titlul proiectului; Tipul de achiziţie şi procedura aplicată. Acest dosar va trebui să conţină:

OPIS;
Decizia de numire a comisiei de evaluare;
Declaraţiile de confidenţialitate şi imparţialitate semnate de către membrii comisiei de evaluare la data deschiderii ofertelor (Anexa 3);
Raportul de selecţie;
Hotărârea / Decizia de aprobare a Raportului de selecţie;
Notificările către ofertanţii câştigători şi necâştigători (inclusiv dovada transmiterii);
Contractul cu oferta tehnică şi financiară şi celelalte oferte necâştigătoare;
Declaraţie pentru respectarea regulilor privind evitarea conflictului de interese (Anexa 4);
Declaraţie privind respectarea procedurii de achiziţie (Anexa 5);
Declaraţia de conformitate (Anexa 6) – document care certifică faptul că dosarul în format electronic şi cel pe suport de hârtie ce se vor depune la OJPDRP – CA sunt conforme cu originalul;
Anunţul de adjudecare (Anexa 7);
Copie din fila Registrului de intrări – ieşiri al beneficiarului privat în care sunt înregistrate invitaţiile de participare şi cererile de ofertă transmise;
Un certificat ORC al beneficiarului privat care derulează respectiva procedură şi al persoanelor juridice acţionare ale acestuia (dacă este cazul), în original sau copie legalizată. Certificatele ORC pentru beneficiar şi toate persoanele juridice (firme) acţionare ale acestuia până la proprietarii finali ai acestuia (persoane fizice) nu trebuie să aibă o vechime mai mare de 6 luni de la data depunerii ofertelor. Beneficiarii pot depune aceste certificate doar la prima achiziţie daca le finalizează şi pe celelalte în termenul de 6 luni. În caz contrar, beneficiarii vor trebui sa depună certificatele ORC actualizate.

Aceste documente vor fi verificate şi avizate de către experţii OJPDRP – CA în termen de 5 zile lucrătoare de la data primirii lor. În urma acestei verificări, experţii OJPDRP – CA vor întocmi „Fişa de verificare a dosarelor de achiziţii – formularul A1 pentru Raportul de selecţie şi contract”, iar în cazul avizării favorabile, se va întocmi şi Fişa de avizare A4

Ambele Fişe vor fi transmise în aceeaşi zi beneficiarului privat şi totodată se va publica pe site-ul www.apdrp.ro, în aceeaşi zi, Anunţul de adjudecare.

Anunţul de adjudecare trebuie completat în formatul disponibil pe site-ul www.apdrp.ro, apoi va trebui printat şi semnat de către reprezentantul beneficiarului şi ulterior scanat pentru a fi inclus pe CD alături de celelalte documente. (acest document va fi pus pe CD atât în formatul editabil cât şi în formatul .pdf scanat)

Ce documente trebuie să conţină dosarul ce se depune spre avizare, după finalizarea procedurii de achiziţii?

La finalizarea procedurii de achiziţii trebuie să vă asiguraţi că aveţi toate documentele originale ce le-aţi întocmit/primit pe parcursul fiecărei etape procedurală, după cum urmează:

Nr.

crt.

DOCUMENTAŢIA COMPLETĂ A PROCEDURII DE ACHIZIŢII

Documente aferente dosarului de achiziţii:

Achiziţii de:

Lucrări

Bunuri

Servicii

1

Invitaţia de participare şi Cererea de ofertă care trebuie să cuprindă date referitoare la: a) instrucţiunile pentru ofertanti; b) specificaţiile tehnice pentru bunuri şi lucrări sau termenii de referinţă pentru achiziţii de servicii; c) garanţii, daca este cazul.

2

Dosarul cererii de ofertă. Cererea de ofertă transmisă ofertanţilor, ce va cuprinde date referitoare la:

a) instrucţiunile pentru ofertanţi;

b) specificaţiile tehnice pentru bunuri şi lucrări sau termenii de referinţă pentru achiziţii de servicii;

c) garanţii, dacă este cazul.

3

Proiectul tehnic de execuţie însoţit de caietele de sarcini pe specialităţi (pentru achiziţii de bunuri în situaţia achiziţiei de utilaje tehnologice în flux integrat se vor prezenta piese scrise şi desenate ale schemelor aferente fluxului tehnologic, planul de amplasare a utilajelor şi planuri pe specialităţi după caz), listele de cantităţi şi graficul de execuţie a lucrărilor (numai în cazul execuţiei de lucrări construcţii sau modernizări).

4

Câte un original şi o copie din ofertele primite şi orice alte clarificări / informaţii depuse de ofertanţi la solicitările de informaţii suplimentare adresate de comisia de evaluare, dacă a fost cazul.

5

Raportul de selecţie a ofertelor, semnat de membrii comisiei de evaluare şi aprobat prin Hotărârea AGA sau decizia asociatului unic sau decizia consiliului de administraţie al beneficiarului.

6

Contractul de achiziţii şi anexele la acesta, semnate de ambele părţi, precum şi celelalte oferte necâştigătoare.

7

Certificatele ORC pentru beneficiar şi toate persoanele juridice (firme) acţionare ale acestuia, până la proprietarii finali – persoane fizice.

8

Decizia de numire a comisiei de evaluare (Hotărâre AGA / asociat unic / consiliu de administraţie, după caz) plus declaraţiile de confidenţialitate şi imparţialitate ale membrilor comisiei de evaluare.

9

Certificatul ORC pentru firmele participante (minimum 3) şi certificatele ORC (sau echivalente pentru furnizorii externi) pentru subcontractanţi şi toate persoanele juridice (firme) acţionare până la proprietarii finali ai acestora (persoane fizice).Declaraţia pentru respectarea regulilor privind evitarea conflictului de interese (Anexa 4). Declaraţia privind respectarea procedurii de achiziţie (Anexa 5) şi Declaraţia de conformitate (Anexa 6).

10

Precontractele / contractele cu subcontractanţii declaraţi prin ofertă.

11

Certificatul de înregistrare pentru toţi participanţii, inclus în oferta tehnică (minimum 3).

12

Notificările transmise către ofertanţi pentru comunicarea rezultatului procedurii, însoţite de confirmarea primirii acestora de către ofertanţi, plus contestaţiile primite din partea ofertanţilor asupra rezultatului evaluării ofertelor (dacă este cazul) şi Raportul de soluţionare a contestaţiilor (dacă este cazul).

13

Anunţul de adjudecare (formatl editabil completat pe formatul disponibil pe www.apdrp.ro şi formatul scanat (.pdf) al acestuia.

14

Copii ale filelor din Registrul de intrări – ieşiri în care să se evidenţieze în mod obligatoriu înregistrarea cererilor de ofertă, ofertele primite, notificările privind comunicarea rezultatului evaluării ofertelor, către ofertanţi, eventualele contestaţii primite şi alte documente interne aferente derulării procedurii.

15

Raport de soluţionare a contestaţiilor (dacă este cazul).

Dosarul astfel constituit, cu documentele menţionate în tabelul de mai sus, reprezintă DOSARUL ORIGINAL AL PROCEDURII DE ACHIZIŢII şi va rămâne în posesia dumneavoastră până la finalizarea proiectului, având obligaţia să îl păstraţi şi pe perioada de monitorizare a proiectului, conform contractului de finanţare.

2.3 Cum şi unde depun dosarul procedurii de achiziţii finalizate?

În cazul achiziţiilor simple, în maximum 3 luni de la semnarea Contractului de Finanţare este necesar să depuneţi la OJPDRP – CA toate dosarele de achiziţii. în două exemplare.

Pentru fiecare procedură de achiziţie există 2 etape de verificare şi avizare a documentaţiilor şi etapelor parcurse de dumneavoastră, aşa cum au fost ele descrise la punctul anterior.

Beneficiarul depune 2 exemplare copii la OJPDRP – CA (un exemplar pe suport de hârtie şi un exemplar pe suport electronic pe CD), atât în cazul primei etape de verificare cât şi în etapa a doua, prin intermediul reprezentantului legal sau de de către un împuternicit al acestuia.

Pentru susţinerea conformităţii dosarului dosarelor COPIE ce se depun în cele 2 etape de verificare la OJPDRP – CA, în calitate de beneficiar al proiectului, aveţi obligaţia de a certifica conformitatea celor 2 copii ale dosarului original, prin semnătură aplicată pe fiecare filă din cadrul fiecărui dosar copie.

Fiecare filă din dosarele aferente celor 2 etepe de verificare, pe care le veţi depune pentru o procedură de achiziţii, trebuie numerotată, iar pe coperta fiecărui exemplar al dosarului de achiziţii pe care îl veţi depune se va menţiona:

  • Numele beneficiarului;
  • Titlul proiectului;
  • Tipul de achiziţie şi procedura aplicată.

Care este opinia ta?

Pe acelasi subiect:

publicitate - Agromonitor ofera publicitate prin banner sau linkuri platite in aceasta pagina. Tarife promotionale! Mai multe detalii aici!

FORUM

28.05.2018 - 12:51
Nagy Gabriel spune: Bună. Ma numesc Gabriel și am încercat cu spirt și nu are efect, dacă aveți și alta metoda va rog să-mi spuneți. Mulțumesc mult. raspunde

02.05.2018 - 12:31
Giorgiana spune: Buna ziua, Am primit si eu cadou un Bonsai Ficus Microcarpa Ginseng. Dupa cateva zile au inceput sa ii cada destul de multe frunze. Mentionez ca este pozitionat intr-o zona luminoasa dar nu in raze directe. De udat incerc sa il ud la cateva zile astfel incat sa fie pamantul mereu umed. Desi am citit ca este normal ca in primele 2-3 saptamani este normal sa ii cada frunzele, fiind sensibil la mutare, ma tem sa nu ajunga sa ramana si chel. Imi puteti da ceva sfaturi in aceasta privinta va rog? Giorgiana raspunde

15.04.2018 - 2:07
iulian spune: Vasele albastre sunt foarte eficiente, plantand un pom, am uitat o stropitoare albastra, care spre surprinderea mea am gasito plina cu acest daunator. Am umplut mica livada care o am cu vase albastre iar recolta de daunatori (spre surprinderea mea) a fost foarte mare. Succes tuturor. raspunde

18.03.2018 - 9:59
Eduard gabriel spune: Salut sunt crescator de urechiati si detin o micro ferma in comuna LIPANESTI PH as dori sa iau legatura cu dumneavoastra ma gasiti la nr 0727035143 pot creste orice rasa de iepure si in nr foarte mare daca este nevoie raspunde

18.03.2018 - 4:11
Anonim spune: Cum pot lua legatura cu patronul abatorului sunt crescator de iepuri raspunde

05.03.2018 - 2:20
Ionut spune: comercializam custi profesionale de crestere intensiva a iepurilor marca Italiana raspunde